Почему производителям и импортёрам не обойтись без операторов данных для систем маркировки
Внедрение систем сериализации — это не только сложный и дорогостоящий проект. После его завершения у компаний появятся дополнительные операционные затраты на обслуживание систем, управление потоками данных, устранение возможных ошибок.
Как и с помощью каких инструментов решают такие задачи компании, которые уже работают с маркированной продукцией, сколько операторов данных привлекают для сопровождения новых процессов и в чем здесь выгода аутсорсинга – рассказывает директор клиентских сервисов в компании Utrace Ариф Гаджиев.
Формула сохранения эффективности
Обязательная маркировка большинства категорий товаров привела к значительному увеличению информационных потоков, объема коммуникаций и точек контроля данных. Практически все крупные компании внедряют отдельный класс Track&Trace систем, который позволяет консолидировать данные по маркировке по всей цепочке поставок, полностью прослеживать маркированную продукцию, обеспечить стабильность и хореографию процесса отчетности.
Однако опыт индустрий, внедривших маркировку раньше остальных, например, фармпроизводителей, показывает: даже если Track&Trace система внедрена качественно, бизнес-процессы построены эффективно, а работа ведется в стандартном операционном режиме, отсутствие сбоев и инцидентов часто является исключением.
Почему так происходит? Даже при качественно внедренных автоматизированных процессах отчетности более 80% возникающих сбоев связаны с «обвесом» интеграций, которые обеспечивают передачу данных от партнеров, сторонних решений, производственных и учетных систем. Любой сбой во внешней системе, любая ошибка оператора или задержка в передаче данных могут привести к тому, что данные по маркировке вовремя не попадут в Track&Trace систему, и возникнет ошибка. Диагностировать ее, особенно в организациях со сложными цепочками поставок, часто бывает затруднительно.
Например, если в процессе таможенного оформления (или после приемки на склад) будет обнаружено расхождение в количестве принятого по документам товара с данными в ГИС МТ, необходимо не просто выявить недостающий или излишний код, но и понять, на каком этапе произошел сбой, решить проблему, а затем скорректировать данные во всей цепочке. Первопричина проблемы может находиться на совершенно другом этапе, например, на производственной площадке, где в «отгрузку» попали лишние коды маркировки. Подобные расхождения требуют значительных усилий для расследования. И здесь нет компромиссов: отправить ошибочный отчет по одному коду или по тысяче – это нарушить законодательство в равной степени.
Решение подобных проблем является значительным дополнением к новым операционным задачам, которые возникают у сотрудников различных отделов компании. Если вернуться к вышеприведенному примеру с таможней, то мы увидим значительное увеличение и обычной операционной работы. По каждой поставке нужно сделать сверку с первичной документацией, получить список кодов, агрегировать коды в АТК, отправить брокеру данные для таможенного оформления, получить номер ГТД и внести его в систему маркировки, попутно сверяя данные в системах.
Есть два варианта, кому можно поручить выполнение новой операционной рутины и задач, связанных с решением проблем.
- Расширить обязанности действующих операционных команд, например, координаторов смен, администраторов складов или специалистов по таможенному оформлению. С точки зрения организации это самое простое решение. Однако при этом будет сложно сохранить эффективность операционных команд.
- Выделить в организации отдельную должность специалиста по управлению данными (или оператора данных). Такую роль может выполнять как штатный сотрудник, так и специалист компании, предоставляющей сервис по управлению данными. Это более сложное решение, однако при этом сохраняется эффективность работающих команд.
Управлять данными необходимо на всей цепочке поставок
Чтобы точно оценить объем работ на позиции специалиста по управлению данными, можно еще на этапе внедрения маркировки составить планируемую схему потоков данных, коммуникаций и контрольных точек. Как правило, наибольшие риски будут находиться в соединениях бизнес-процессов или IT-интеграциях. Чем больше таких соединений и чем ниже степень автоматизации, тем больше и ручной работы, и рисков потери данных. В таких точках, скорее всего, потребуется сверка данных.
По опыту компаний, внедривших системы маркировки и прослеживаемости, можно выделить следующие контрольные точки на разных этапах цепочки поставок.
| Этап цепочки поставок | Точка контроля |
| Производство | Сверка данных между СУЗ и отчетом об использованных кодах маркировки для одной или нескольких производственных площадок. |
| Ежесменная количественная сверка между данными производственной системы и локальной Track&Trace системой. | |
| Сверка данных о введенных в оборот кодах маркировки с данными в учетной системе и системе ГИС МТ. | |
| Количественная сверка данных по отгруженным с производства кодам маркировки в учетной системе и системе ГИС МТ. | |
| Таможенное оформление | Сверка данных по запрошенным и использованным кодам маркировки в случае проведения маркировки на таможенном складе. |
| Количественная сверка данных по первичным документам с данными в системе Track&Trace. | |
| Сверка статусов полученных кодов с данными в системе ГИС МТ. | |
| Сверка статусов полученных кодов с данными в системе ГИС МТ после таможенного оформления. | |
| Складская логистика | Количественная сверка данных по первичным документам с данными в системе Track&Trace. |
| Сверки при расхождениях в результатах инвентаризации в разрезе кодов маркировки. | |
| Количественная сверка данных по отгруженным со склада кодам маркировки в учетной системе, складской системе и системе ГИС МТ. | |
| Сверка данных продаж по УПД, учет внутренних перепродаж (при наличии), сверки при возвратах в разрезе кодов маркировки с запросов входящей иерархии кодов маркировки. |
Специалист по управлению данными должен обеспечить все необходимые сверки. В противном случае проблема, выявленная в самом конце процесса – например, при отгрузке клиенту – будет решаться очень долго. Но само наличие сверок не гарантирует, что проблемы исчезнут – ведь могут быть сбои и в самих системах. Например, если цепочка сообщений «отказывается» менять статус в ГИС МТ, это потребует заведения инцидента в службе поддержки ЦРПТ и проведения всей отчетности заново.
Помимо сверок, еще существует процесс обеспечения целостности данных. Он включает в себя регулярное планирование отчетности, идентификацию возникающих проблем и их устранение, контроль корректности и своевременности получения мастер-данных, а также соответствие данных по маркировке фактическим данным по продукции как в самой компании, так и на входе у ее контрагентов. Решение таких вопросов связано больше с координационными и управленческими задачами, когда специалист по управлению данными становится связующим звеном между системами и партнерами и обеспечивает правильную последовательность коммуникаций и отчетных событий.
В больших компаниях со сложной структурой логичным выглядит привлечение выделенных специалистов или команд на «вход» и «выход», то есть на процессы контроля входящих поставок, инвойсов, таможенного оформления либо на отгрузки, продажи, электронный документооборот и возвраты. При этом к решению сложных проблем обычно подключается менеджмент, а недостаток автоматизации закрывается «рабочими руками» отдельных операторов данных.
Небольшие компании склонны полностью передать координацию процессов, связанных с обеспечением маркировки, специалисту по управлению данными, сосредоточившись на бизнес-показателях.
Какими навыками и качествами должен обладать специалист по управлению данными?
На рынке практически нет кандидатов с готовой экспертизой в маркировке, которые готовы выполнять как аналитическую и координационную, так и рутинную работу. Проектные аналитики и участники проектной команды редко остаются управлять данными. И если год назад еще была возможность принимать в команду человека и обучать его с нуля, то теперь компании чаще всего ищут опытного кандидата. Ведь подготовка одного такого специалиста занимает от одного до трех месяцев.
В этом случае может быть полезен аутсорс услуг по управлению данными, в рамках которого поставщик предоставляет вам готовых специалистов с возможностью их замены и гарантирует соблюдение необходимого уровня сервиса. Мы решаем такую задачу с помощью «горячего резерва» уже обученных кандидатов, которые не только понимают, что такое маркировка и как работает ГИС МТ, но и знают основы логистики и управления цепочками поставок, умеют грамотно общаться с поставщиками и коллегами из глобальных офисов на английском языке. Также для специалиста по управлению данными важно уметь фильтровать задачи, принимать решения и работать автономно.
| Вы можете запросить у нас профиль должности специалиста по управлению данными и перечень задач, которые выполняет такой сотрудник в компаниях, производящих или импортирующих товары, подлежащие маркировке. |
Сколько потребуется специалистов?
Это будет зависеть от двух составляющих: уровень автоматизации решения и сложность бизнес-процессов (количество точек контроля).
Наш опыт показывает, что для среднестатистической компании, при хорошем автоматизированном Track&Trace решении и ежедневных поставках/отгрузках один специалист по управлению данными занимается входящими поставками (в среднем на одного человека приходится 40-60 поставок в неделю), взаимодействием с заводами/таможней, складом. Еще один специалист занимается складскими операциями, продажами, отгрузками готовой продукции и возвратами, а также взаимодействием с клиентами (в случае возникновения проблем с данными по маркировке).
Заводы обычно закрывают задачи сверки ресурсами сменных координаторов. Тем не менее, если заводов несколько, специалист по управлению данными необходим для контроля целостности данных на производственном этапе в целом.
По нашему опыту, компании разного размера привлекают для решения всего комплекса задач, связанных с маркировкой, от одного до десяти сотрудников на всей цепочке поставок.
Если заказывать услугу, насколько стоимость сервиса сравнима с затратами на штатного сотрудника?
Здесь стоит привести ряд нюансов, которые очень часто не учитываются в расчетах.
При сравнении сервиса и штатной должности в расчет берутся затраты на сотрудника, рассчитанные отделом кадров. Обычно это оплата труда, обязательные взносы с ФОТ, бонусы, премии, обучение, обеды, страховки, а также ряд общих косвенных затрат. При этом формируется коэффициент реальных затрат на одного сотрудника в зависимости от заработной платы. Обычно он составляет от 1,8 до 2,3 от заработной платы до вычета налогов.
Однако бюджет HR-отдела может не включать ряд прочих затрат, и при более тщательной оценке бизнес-обоснование может сильно смещаться в пользу сервиса – при этом коэффициент реальных затрат на одного сотрудника достигает 2,5-3,0. Вот примеры таких косвенных затрат, которые часто не принимаются в расчет отделом кадров и не отражаются на коэффициенте стоимости специалиста.
- Дополнительные расходы из-за ротации сотрудников. Рутинные и непрофильные задачи, отсутствие карьерных перспектив приводят к тому, что сотрудники быстро выгорают, поэтому цикл найма (и связанные с этим расходы) приходится повторять чаще. В среднем, специалисты по управлению данными работают в должности не более 12-18 месяцев.
- Сотрудник учится и погружается в работу от одного до трех месяцев: в течение этого времени тратятся ресурсы операционной команды и менеджмента как на обучение, так и на выполнение работ за сотрудника.
- Прочие административные расходы, включая затраты на оборудование рабочего места, обязательные тренинги и мероприятия, IT-поддержку, кадровое делопроизводство.
- В случае, если в первое время нет точного понимания объема задач либо в операционной деятельности присутствует фактор сезонности, возникают риски того, что специалисты не загружены полностью или не всегда нужны в полном количестве. В результате людей приходится сокращать, что приводит к дополнительным расходам.
| Вы можете запросить у нас оценку экономической целесообразности и расчет финансовой модели для вашего случая. |
Когда начинать искать специалистов по управлению данными?
Мы рекомендуем начинать их поиск и привлечение еще на этапе пользовательского тестирования Track&Trace решения. Это позволит не только привлечь подходящих сотрудников к подготовке схем потоков данных, коммуникаций и контрольных точек, но и помочь с проектными активностями, тестированием. Также специалисты получат хороший опыт и установят контакты со всеми заинтересованными сторонами. Наш опыт показывает, что такой подход приносит максимальные дивиденды после запуска систем в продуктивную среду и сокращает время обучения и погружения сотрудников в бизнес-процессы.
Если такой вариант уже невозможен, следует учесть, что ввод нового сотрудника – это 2-3 месяца в случае штатного специалиста и около 2-4 недель для опытного специалиста, «арендуемого» у сервисной компании.
Чем мы можем быть полезны?
Несмотря на то, что компания Utrace помогает с аутсорсингом задач по управлению данными уже больше полутора лет, мы специализируемся на разработке, внедрении и поддержке систем прослеживаемости. Именно это позволяет нашему сервису быть максимально конкурентоспособным: за плечами более 20 проектов внедрения в крупных международных компаниях из разных отраслей. Также у нас есть собственная разработанная система прослеживаемости, аналитики данных, служба поддержки. Это огромное техническое преимущество и хорошее подспорье в решении сложных задач.
Не менее важна для нас и мотивация наших специалистов по управлению данными: нам легче обеспечить ротацию людей, дать им тот вектор развития, который они хотят получить. В результате все получают позитивный результат: клиенты эффективнее решают свои задачи, специалисты видят перспективы развития, а мы развиваем свой сервис, предлагая для клиентов новые возможности.
маркировка
Также рекомендуем:
