Подробности Самые распространённые ошибки при работе с системой «Меркурий»
Система «Меркурий» вводит всё больше изменений и требует особой внимательности при оформлении документации на ветеринарную продукцию от производителей и заведений. Родион Кротов, product owner сервиса для автоматизации документооборота в ресторанном бизнесе DocsInBox, эксперт в области ЕГАИС и ФГИС Меркурий, рассказал Milknews, какие ошибки чаще всего допускают игроки рынка общественного питания при работе с «Меркурием» и как этих ошибок избежать.
Ни для кого не секрет — государство стремится снизить долю фальсификата на рынке и повысить пищевую безопасность. Месяц назад правительство опубликовало распоряжение, подтверждающее введение обязательной маркировки молочной продукции с 1 июня 2020 года. Чтобы подготовиться к работе с документами в новых условиях, необходимо хорошо усвоить старые, а именно — перестать допускать ошибки в системе «Меркурий».
За уходящий 2019 год была налажена корректная работа ФГИС «Меркурий» — ресторанам и поставщикам выписываются штрафы за нарушения при работе с ветеринарно-сопроводительными документами (ВСД), а с ноября был расширен перечень подконтрольной системе продукции. То, что раньше было необязательным — например, правильное заполнение условий перевозки — теперь становится причиной для проверок. Разберёмся, на что обратить внимание, чтобы избежать штрафов в системе «Меркурий».
Отсутствие регистрации в системе
Иногда проблемы с системой «Меркурий» начинаются ещё до начала работы с ВСД. Причина — отсутствие регистрации. Для некоторых ресторанов наличие регистрации в «Меркурии» становится неожиданностью: всё дело в том, что поставщик может самостоятельно внести в систему заведение, с которым он работает, чтобы отправлять исходящие ВСД — и не всегда уведомить об этом своего клиента. Лучше не доводить до такой ситуации и регистрироваться в «Меркурии» самим: так вы точно укажете актуальные сведения о компании и внесёте все реквизиты верно.
Проблемы с регистрацией в «Меркурии» могут быть и у поставщиков. Так, этой осенью Россельхознадзор провёл чистку неподтверждённых Госветслужбами площадок, а уже с декабря в системе был введён запрет на оформление транспортных ВСД с участием площадок, имеющих статус «исключён» в системе «Цербер». Если хотите избежать проблем — регулярно проверяйте статус поставщиков, с которыми вы работаете.
«Успеть за 24 часа»: ошибки при гашении ВСД
Самая частая причина получения штрафа — несвоевременное гашение продукции, поступившей по электронным ВСД. На гашение заведению отводится один рабочий день с момента поступления продукции в ресторан, и системе всё равно, если ваш бухгалтер взял отгул или у вас отключили интернет. В ваших интересах — предусмотреть всё, чтобы таких ситуаций не возникало: создать порядок передачи обязанностей сотрудников на время отпусков, иметь доступ в личный кабинет «Меркурия» со смартфона. Ещё один способ — настроить с помощью специальных сервисов автоматическое гашение ВСД без участия сотрудников.
Ошибкой может стать не только промедление при гашении ВСД, но и банальная невнимательность. Иногда заведение гасит ВСД на продукцию, которая не была поставлена ресторану по факту. Или, например, причиной штрафа может стать гашение возвратных ВСД, в которых не указаны причины, по которым товар был отправлен поставщику обратно. Старайтесь регулярно сверять документацию и реальные отгрузки и поставки.
Незнание перечня подконтрольной продукции
Ресторанам часто достаточно сложно понять, нужны ли документы на продукцию, которую они производят или получают от поставщиков. Именно поэтому перечень подконтрольной «Меркурию» продукции должен стать «настольной книгой» для бухгалтеров в первые месяцы работы с системой. И обязательно будьте в курсе последних изменений: за последние полгода «Меркурий» несколько раз выпустил анонсы грядущих нововведений, а некоторые уже успели вступить в силу.
Одно из самых значимых — обязательный учёт закупки и продажи молочной продукции, который был введён с 1 ноября. Теперь ВСД требуются на молоко, творог, сметану, сливки, сыры, мороженое. Уделите пристальное внимание поставщикам, которые поставляют вам молочную продукцию, и убедитесь, что с ВСД на неё всё в порядке.
Невнимательное заполнение полей ВСД
Большинство нарушений возникает, когда компании не понимают, как правильно оформлять данные в «Меркурии», и ведут учёт продукции, как им привычно, а не как требует государственная система. Тем временем правила ведения документации ужесточаются, и причиной, по которой система не примет ваши документы, может стать даже неправильный коэффициент при переводе из килограммов в литры.
Старайтесь ответственно подходить к каждому полю документа. Одна из распространённых ошибок — неправильное написание номеров транспортного средства. Без заполнения этого поля в системе «Меркурий» нельзя создать ВСД, и поставщики часто заполняют его наспех: например, ставят «прочерк» или пишут неверное транспортное средство. В итоге поставщик указывает один номер машины, а по факту приезжает другая: приходится составлять акт несоответствия на ВСД, что требует дополнительного времени и ресурсов.
Отсутствие взаимопонимания между рестораном и поставщиком
Ужесточение правил работы с документацией требует работы клиента и поставщика в тесной связке. Позаботьтесь о том, чтобы иметь контактное лицо для решения оперативных вопросов в компании каждой площадки, с которой вы работаете. Договоритесь унифицировать данные, чтобы избежать лишней траты времени на бумажную волокиту. Если поставщик говорит, что на его продукцию не нужно выписывать ВСД, но вы сомневаетесь, не бойтесь попросить официальное письмо-подтверждение или сделайте запрос в Россельхознадзор.
И остерегайтесь мошенников: если поставщик часто меняет данные о происхождении своей продукции, то это может быть признаком фиктивных ветеринарно-сопроводительных документов. Сотрудничая с таким поставщиком, вы становитесь участником цепочки поставок фальсификата. Отдавайте предпочтение проверенным компаниям, даже если их продукция дороже — репутация важнее денег.
бизнес
