Анна Хомякова, эксперт Как правильно выбрать аутсорсинговый клининг на пищевом производстве

Я могу выделить пять типичных ошибок, которые допускают пищевые производства при выборе поставщика услуг, то есть аутсорсной клининговой компании, которая будет непосредственно оказывать услуги уборки.

Ошибки начинаются уже в самом начале и связаны с формальным подходом к поиску подрядчика. Зачастую его выбор осуществляется по дешевизне, а также предпочтение отдается тому, кто быстрее откликнется на предложение. Таким образом, отсутствует процесс валидации, который должен использоваться в сферепищевой безопасности, когда мы выбираем поставщика продукции, напитков, сырья, полуфабрикатов и т.д.

Прежде всего, все претенденты должны пройти процесс валидации, то есть обязательно нужно проверить все обещания, которые дает компания, и лично удостовериться, что она может их выполнить. Необходимо проверить клининговое оборудование, которое имеется на балансе данной компании, техкарты уборки. Также следует выяснить, какую линейку химии она использует, насколько эти средства профессиональны, имеются ли на них декларации, какие процентные растворы используются, в каком виде, какое разведение (ручное,  автоматическое), наличие инструкций для средств.

Также объектом валидации в клининговой компании обязательно должен быть персонал. Нет ничего зазорного в том, чтобы спросить, насколько крупная компания, как много нее заказчиков, каков штат персонала, где его набирают. Дальше обязательно необходимо предъявить все требования к персоналу: наличие медкнижек, если это иностранцы, то патентов на работуМ. ожно также запросить у клининговой компании наличие у них сертификата, например, iso 9001. Для проверки можно съездить в офис компании лично, попросить провести ознакомительный аудит, в том числе набирающий популярность онлайн-аудит. Или в крайнем случае запросить фотографии, документы. Главное - максимально скрупулезно подойти к выбору компании, которая будет вам оказывать такие важные услуги, как уборка помещений. 

Следующая ошибка, которая встречается очень часто, это, конечно, бюджет - сколько вы хотите и готовы потратить на данную услугу. Конечно, все стремятся к экономии, но нужно понимать - если клининговая компания на аутсорсе предлагает  подозрительно низкие расценки,  соответственно, такое качество услуг вы и получите.

Для того, чтобы не переплачивать, но при этом получить услуги приемлемого уровня, необходимо провести определённый финансовый анализ: посмотреть, какие есть игроки на рынке по данным видам услуг, каковы их расценки, а затем сравнить предложения.

Самое главное при выборе организации клининга на аутсорсе - составить техническое задание. «Нам нужен клининг» - это не техническое задание, а идея. Техническое задание - это написанный на бумаге алгоритм и требования, которые заказчик будет предъявлять исполнителям и по которым будет оценивать их работу. Конечно, многое зависит от масштаба проекта. Если он разовый, например, нужно быстро провести генеральную уборку перед аудитом, то составление такого технического задания можно поручить и исполнителю. Но если вы как пищевое производство понимаете, что хотите перейти на клининг на постоянной основе, то здесь все-таки задание необходимо написать самому, а лучше это делать совместно с исполнителем.

Например, контроль качества, санитарные врачи или директора пищевой безопасности пищевого производства обязательно взаимодействуют с менеджерами по качеству или операционными менеджерами клининговой компании и прописывают все требования на бумаге. Основные вопросы, которые нужно прописать в техническом задании: объём работ, площадь помещений, (кубатура, площадь потолков, стен, полов), кто будет отодвигать оборудование, моем ли внутри оборудование - все эти моменты обязательно нужно предусмотреть. Всегда нужно обговаривать также наличие высотных работ, а также клининг вентиляционных систем (мыть только снаружи или же еще и изнутри).

Помните, что перед заключением соглашения лучше обстоятельно изложить на бумаге все требования и ожидания, чтобы после, когда будет сдаваться работа, не было неприятных последствий и сюрпризов как для заказчика, который ожидал многого, а получил меньше, так и исполнителя, который сделал не то, что требовалось.

Следующий важный момент, на который необходимо обратить внимание, это инструктаж персонала как со стороны производства, так и со стороны клининговой компании. Сотрудников необходимо встретить, им необходимо дать хотя бы минимальный инструктаж: «Здесь вы можете переодеться, а здесь - помыть руки, здесь - разместить свои личные вещи, надеть спецзащиту и т.д.». И конечно, необходимо осуществлять контроль за сотрудниками клининговой компании при выполнении ими работ на пищевом производстве: не моют ли они одной тряпкой и туалеты, и готовые продукты.

Необходимо помнить, что в клининговой компании есть сотрудники штатные и внештатные, есть определённая текучка. Следует проверить, организовывает ли компания обучение, объясняет ли она своим сотрудникам, какие средства уборки существуют, что нужно использовать для чистки того или иного оборудования, в чем разница между моющими средствами разных производителей и т.д. Чтобы потом не столкнуться с ситуацией, когда, например, уборщики взяли концентрированную химию  и испортили дорогостоящее оборудование или поверхности. 

Обязательно удостоверьтесь, что химия и инвентарь у клининговой компании в порядке. Часто так бывает, что приходят клинеры, а у них с собой, например, бытовая химия «Доместос», «Золушка», «Фейри» и прочее. Это непрофессиональная химия, которая не соответствует нормам безопасности, не обеспечит выполнение необходимой задачи, так как вряд ли справится с загрязнениями на пищевом производстве.

При генеральных уборках на пищевых производствах довольно часто бывает, что клининговые компании не соизмеряют свои мощности с техническим заданием заказчика. Например, просят клининговую компанию приехать ночью, дают 6 часов на проведение работ, клининговая компания обещает всё сделать. В итоге приходит первая смена производства в 7 утра и понимает, что клинеры ещё не ушли, все оборудование отодвинуто, работать невозможно, идёт сбой производства и отгрузок. Почему так происходит? Выводят меньше клинеров, хотят сэкономить, химия не профессиональная, которая не работает так, как надо и  прочее.

Также часто можно наблюдать, что клинеры без необходимой спецодежды находятся на производстве, в результате чего нарушаются все необходимые санитарные нормы и требования пищевой безопасности.

Подводя итог, хочу сказать, что основным при выборе клининговой компании на аутсорсе является валидация поставщика услуг, грамотно составленное ТЗ, проверка всей необходимой документации по персоналу и по использованию химии во избежание недоразумений при выполнении работ.